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2020年10月12日 (月)

會計電算化的檔案管理

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如今計算機信息技術和網絡安全技術經濟發展中國迅速,對企業文化而言,會計檔案的管理關乎一個企業的生存,但仍然存在不完善的地方。由於我國會計研究工作由傳統轉向電算化,其相關檔案的管理服務工作通常容易漏洞百出,針對電算化會計的檔案資源管理方面存在的缺陷進行不斷完善,對於信息化建設相關檔案具有不可替代的作用,更能促進學生有關企業甚至是整個人類社會的發展,因此,改善電算化會計檔案管理迫在眉睫。本文主要針對會計電算化後,其檔案管理部門工作過程中存在的不足和缺陷進行調查分析,介紹企業利用現有的會計檔案管理活動方式,並嘗試提出行之有效的具體建議,為早日實現會計電算化檔案的規范化管理模式提供更加科學理論依據,保障企業的正常運轉,促進農村社會主義和諧穩定發展。

前言

近年來,我國的行業都得到了廣泛涉及會計電算化軟件,會計電算化的顯著變化的財務檔案管理,在一定程度上,大大提高了工作效率和質量,使我們的會計電算化發展的更高層次以計算機為載體,網絡管理平台已經取代傳統的人工管理,它易於普及。

現在我們一些中小企業工作領導比較重視對資金的管理,而忽視了對電算化會計信息檔案的管理,導致單位的財務相關部門檔案資源管理人員業務也不能按照國家制度可以進行。但現代中國社會,企業生產經營活動方式越來越多,新狀況、新問題層出不窮,而會計檔案管理的法律法規並不需要完善,任務分工並不明確,檔案管理得不到正確的監管,影響一個企業的進步。目前,我國在企業通過會計檔案管理技術方面沒有專門的規范的會計檔案法律行為規范,即針對性不強,任務分工不明確,實際操作容易出現這些問題。在以法制經濟為基本結構特征的市場競爭環境下,這根本無法得到滿足現代物流企業文化經濟不斷發展的要求。

基於此,相關企業的財務工作應注重如何加快會計電算化檔案管理的建設,注重相關專業人員的培訓和引進。 為了協助財務工作的常規運作,保證企業的穩步發展,需要進一步規范會計檔案管理。 電算化管理可以進一步保證會計檔案的安全,提高其准確性。 這種方法可以更有效地服務於企業的經濟發展,加快信息會計檔案的發展。

一、當前企業會計電算化檔案管理方面存在的問題

(一)會計檔案管理法規不完善,任務不明確

自應用進行會計信息電算化系統軟件以來,電算化會計檔案資源管理模式逐漸走上正軌,在很多單位可以得到更加廣泛的使用。但現代中國社會,企業生產經營活動方式越來越多,新狀況、新問題層出不窮,而會計檔案安全管理的法律政策法規並不需要完善,任務分工並不明確,檔案管理能力得不到正確的監管,影響分析企業的進步。目前在會計檔案管理技術方面,我國的相關國家法律法規主要有《檔案法》、《財務檔案管理辦法》和《電算化文檔歸檔與管理行為規范》,而這其中的一些有關規定並不符合公司實際生活狀況,沒有建立專門的規范的會計檔案法律規范,即針對性不強,任務分工不明確,實際操作過程中容易導致出現這些問題。在以法制經濟為基本結構特征的市場競爭環境下,這根本無法通過滿足現代物流企業文化經濟不斷發展的要求。正是因為由於電算化會計檔案更易在不被發現的情況下被修改,所以如若沒有制定提供相應的會計電算化檔案管理部門人員設計規范,且沒有能夠及時修訂企業的電算化會計檔案管理教育制度,容易出現會計檔案的破壞和自然損毀現象。

(B)向計算機檔案管理系統不規范

管理電算化會計信息檔案發展需要有制度設計規范,自然離不開歸檔管理控制制度。現在我們一些中小企業組織領導能力比較重視對資金的管理,而忽視了對電算化會計檔案的管理,導致施工單位的財務資源部門檔案安全管理公司業務也不能完全按照法律制度可以進行。正是因為由於我國現在存在很多小企業仍然不能得到充分利用應用信息化,對電算化會計檔案的歸檔管理問題沒有自己制定一個有效的制度建設規范,不能通過嚴格要求執行規范學生管理,造成影響相關財務審計人員對會計檔案的管理方法不能提供足夠的重視,在資料歸檔仍使用以前手工生產管理時的做法,對正確的檔案歸檔和數據備份不能及時掌握,反而只是用計算機打印出來的賬簿、報表代替手工管理的會計資料,這樣使電算化會計檔案的歸檔工作過程中處於無序混亂不連續的狀態,檔案數據的完整性、准確性和安全性也得不到保障,向檔案部門提交的只是紙質檔案而沒有移交存儲在移動載體上的檔案數據,檔案管理職能部門之間不能形成有效措施進行歸檔管理,這樣既浪費了時間成本,投入大量的人力時間,也不利於整個電算化會計檔案的後續經營管理2。

(三)財務人員對會計電算化檔案重視不夠

企業對檔案管理的態度能夠反映企業財務狀況的正確與否。一般來說,從事會計電算化檔案管理的人員來自企業財務部門,這足以說明對會計電算化檔案管理的重視不夠,檔案管理的專業性不能得到保證,會計檔案的保管會出現中斷和混亂,檔案數據存在差錯和遺漏,這種管理不規范,不能滿足當前會計檔案管理和經營決策的需要。現在,傳統的會計檔案管理理念已經深入人心。許多財務人員也年齡較大,缺乏計算機應用經驗。他們不僅缺乏管理會計電算化檔案的專業知識培訓,而且對會計電算化檔案的歸檔程序也不甚了解。在會計電算化檔案管理中,存儲在光盤載體上的會計數據和會計數據容易出現忘記歸檔或不及時歸檔的問題,造成長期混亂,使信息數據不完整或丟失,影響企業經營決策。

(d)缺乏強有力的計算機硬件和軟件設施

軟硬件如若被破壞,數據極易缺失,並且在實際的會計電算化管理系統上運行發展過程中,財務分析數據在計算機當中很容易由於手工操作的不正規導致這些數據的缺失或毀損。網絡的安全性差也是社會造成缺失的重要作用影響主要因素,財務指標數據的大量儲存在電腦中,在與外存儲器之間極易間進項傳輸以及學生使用的過程也應該充分考慮國家安全環境問題。會計相關數據的傳遞以及我們使用都是需要通過利用網絡資源進行實踐操作,這就是一個要求會計研究人員應該仔細檢查,保障數據的傳輸過程的安全性3。

計算機系統本身的安全也容易受到威脅和保護,網絡是現在安全仍不能保證,會計數據在計算機上存儲在安全,面對開放的網絡,計算機硬件和軟件容易受到病毒和黑客的網絡攻擊,信息竊取或容易泄露,非法添加和刪除,破壞性的電腦病毒。在開放的網絡環境中,面臨嚴峻考驗的企業數據文件的安全。

二、分析企業會計電算化檔案管理方面存在的問題

法律環境不足

國家立法已經提出了涉及會計電算化工作的相關人員的要求。然而,仍然有漏洞,我們現有的法律制度,這是監督的謊言不足的現狀的症結所在。 “中華人民共和國中國會計法”,“關於會計電算化培訓中級知識財政部,國家”和其他現有的會計電算化對這些具體的相關規定提出的監管要求,並明確要求的人員參與電腦從事的重要依據當行業的工作。由於我國經濟在近幾年的快速發展,雖然目前的法律速度修理很快,但仍不能滿足社會發展的需要,仍有許多法律缺陷可以改善。

(二)會計軟件的缺陷

在我國的軟件市場,許多類型的軟件,存在,而一些公司也開發自己的軟件,這導致軟件之間有較大的差距。一些公司正在使用的軟件安全差,不利於企業在品種的電腦文件管理問題的安全工作檔案的開發。在很多不足的實際操作中存在的大多數軟件,缺乏召回功能操作的,操作時間等程序,以便出現問題後該軟件無法找到問題的根源。在對加密的數據庫,同時工作做的不到位,泄露機密的公司信息4。

(三)企業的內部對軟件進行控制的制度體系不完善

技術可在規定的范圍內操作,會計電算化,以充分發揮其作用。缺乏在一些企業單位會計電算化系統的控制,使得會計電算化有在使用過程中存在很多問題。由於不充分的內部控制制度,使一些工作人員為了工作,以達到自己的目的,以企業財務造假,破壞內相關信息,企業的發展是一個很大的損失。

(四)對電算化的作用進行認識發展不充足

在我國,計算機化的發展是短暫的,人們沒有充分認識到計算機化在我國經濟發展中的作用。 在會計檔案管理中,大多數人仍然使用手工會計方法,對電算化的理解較少。 大對數企業在會計工作中使用電算化只是為了減少企業的開支,促進企業會計工作的發展,因此沒有充分認識到電算化的真正作用。 在一些落後地區,中小企業仍然使用手工記賬。 他們認為手工記賬是一種更可靠的方式,電算化在企業的實際發展中起著很小的作用。 不利於企業的發展。 由於這種思想的影響,我國沒有拿出足夠的資金來開發計算機硬件和軟件。

(五)會計電算化檔案管理人才不足

會計檔案管理人員需要有較高的專業素質,更要了解的知識很多方面,知道如何處理這樣的專業知識以外,還要了解會計,管理知識等方面,需要更多的綜合人才,提升會計電算化的發展更多的智力支持。在一些企業中,會計人員的計算機知識不到位不夠了解,企業通過了這是不可能的會計師使用電腦軟件來提高技能很短的時間強化訓練,在管理過程中存在使用問題計算機財務,會計人員不能得到較好的解決。會計師電腦硬件知識了解較少,當使用電腦會導致許多問題,這些問題可能會導致企業內部的一些重要的信息丟失,計算機系統的障礙。電腦維修人員才知道的電腦知識,懂一點金融知識,這使得解決問題,維修人員和會計人員的過程中是不是能和良好的合作,阻礙了信息化的發展。

三、電算化條件下做好企業會計檔案資源管理的建議

(A)提高計算機化文件歸檔存儲系統

想要通過盡可能圓滿地完成一個會計信息電算化檔案資源管理研究工作,需要學生進行社會制度環境約束,這也是對會計電算化相關資料方面進行分析歸檔管理的前提基礎條件。制度作為約束的首要目標任務就行完善公司審批存檔手續,只有手續上具備一定會計行業主管以及電算化主管的有效簽名的檔案才可以直接進行下一步的歸檔管理,例如,在打印輸出賬簿時,應依流程此操作。此外,還需定期印制、裝訂企業的有關政府會計業務憑證、報表提供數據、賬簿等,並進行歸檔。第二,嚴格遵循國家安全教育原則,比如中國軟件和數據的備份應檢查無誤後貼上標簽注明負責歸檔的人員、歸檔時間和歸檔內容,由檔案信息化管理專業人員簽字蓋章,分別存放在網絡安全、防熱、防潮、防損毀的場所。同時要盡量避免選擇教學質量好、存儲量大的存儲載體材料進行知識存儲備份。第三,嚴格遵守檔案的保密規定,會計學習資料調查數據都屬於中小企業的內部生產資料,未經企業組織負責人允許不得隨意借閱,嚴肅處理偽造會計理論資料、隨意刪改的數據。不論什么不同人員,若無單位負責人的簽字同意,無到場監督施工人員,是無法隨意查閱電算化會計檔案的。若有特殊經濟情況,必須由檔案文化管理設計人員在登記簿上做好登記,由查閱人和檔案行政管理活動人員之間共同簽字才可翻閱5。

會計軟件系統有效精準完成財務交易核算與處理工作。

(二)注重計算機應用維護和會計專業複合型人才的培養

要加強會計電算化檔案管理,專業人才必不可少。這類人既需要傳統的會計經驗,也需要計算機專業知識,例如計算機安全維護。安全的網絡環境是安全計算機軟件的基礎。因此,有必要掌握防火牆或防病毒軟件的使用,以確保電腦系統安全 ,同時有必要加強個人操作,及時備份軟件和會計數據,並在離開時關閉電腦。為了保證會計檔案的真實性和全面性,使企業檔案管理工作專業化、規范化,必須依靠檔案管理專業人才。要培養具有專業會計技能和檔案管理技能以及信息技術技能的專業人才,一方面要培養負責檔案管理的有關人員,提高他們的業務能力,另一方面要從引進外部人才、選拔和招聘合格人才為公司服務。

(C)個人責任的建立和完善,個人責任

在崗位進行設置一個方面,企業應按照專人負責學生以及其他崗位主要負責的要求,對電算化環境會計的檔案信息管理與財務分析崗位一視同仁,此外,為實現中國內部風險控制,財務部門人員不得兼職與電算化檔案相關的管理研究工作。在當今經濟社會,對中小民營企業的要求教師可以稍微放寬,只要各個崗位員工之間存在互相不沖突,會計專業人員不僅可以兼任檔案安全管理技術人員,這樣既可提高教育工作學習效率,又能節約時間和人力資本成本。如同用友、高信軟件,登陸時需要不斷根據他們自己的權限操作,這就符合專人負責制的要求,不同的崗位有不同權限備查,嚴格實施崗位責任制,不同的崗位在會計化電算化檔案數據管理中分擔不同的職責,如若易產生矛盾沖突即分離彼此,使每個人互相監督對方,達到約束所有人的目的。

(四)繼續加強硬件和軟件與公司的財務記錄管理相關的建設

不斷發展強化技術企業內部財務風險檔案資源管理工作軟硬件水平,就需要專用的先進個人電腦做支撐。企業之間必須有專用於電算化會計教學檔案服務管理的電腦及軟硬件設施設備做鋪墊,也就是說,可以使學生檔案信息化管理控制設備以及與其他設備單獨分開,保證公司會計檔案的安全性、獨立性和准確性,除此之外,還需進一步加強生態系統利用網絡經濟環境的管理和維護。安全的網絡社會環境我們可以同時通過學習這些生活方式來實現:安裝殺毒軟件定時升級,經常查殺病毒,數據不能及時加密。這些政策措施可防止由於生產設備出現故障原因導致的數據丟失,或者黑客入侵非法盜取財務指標數據等安全教育問題。充分合理運用防火牆主要功能,隔離外界通過防火牆對會計基本信息平台系統作為數據庫結構進行非法訪問,並在財務部門人員每次登陸電算化應用系統時都需輸入密碼才可進入,密碼不可借與他人,最好是指紋密碼,無密碼者不可隨意登陸,這就增加了政府會計電算化軟件的安全性。最後,在備份過程中,還應時刻注意自己不同版本的軟件已經形成的會計檔案數據不盡相同,可能會發生意料之外的錯誤,所以需保持電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致,備份時將會計電算化系統版本對應備份一下,這個工作量就更加完善需要配專人專做了。

(五)全面加強安全保密工作

為了保證會計檔案的安全保護,需要采取必要的安全保護措施,根據會計檔案載體容易受潮損壞的特點,得出數據備份需要多次備份,以便查閱和防止丟失的結論,即每次備份都應詳細標明備份時間和操作人員姓名,並分別存放在不同的地方,無電磁幹擾、遠離潮濕、遠離塵埃、避免靜電現象、避免高溫、定期檢查、定期備份,從而避免事故時忙碌、不知所措,定期備份可以在發生事故時及時恢複數據,確保數據的完整性。會計檔案的安全性質也取決於保密性能有多好。專門用於文件管理的軟件需要加密,這樣一旦數據丟失,就不會導致數據被盜或被銷毀。另一方面,企業的計算機應該分開使用,內部和外部網絡機器不能連接,只能訪問內部網絡,以避免病毒從外部網絡入侵,同時,應注意不要使用移動設備如 u 盤對內部網絡機器,以防止 u 盤與病毒破壞計算機系統,對數據不利。

(六)明確獎懲機制

管理會計記錄,雖然小公司的一個環節,但對企業來說,一個重要的非常重要的一部分,以規范的管理,正確使用,市民還需要采取一些手段,如人事檔案管理,可以通過績效考核來提高工作積極性,及時表揚專門人員占文件,無關人員工作空閑相應的處罰警告,鼓勵他們學習和應用信息的。也可以每季度設置或一年內年終獎獎金,如果出現此問題,進入了處罰標准,檔案管理人員的激勵獎懲基於這種機制不可或缺的文件的完整性,安全,並負責該准確度,不僅有利於企業也有利於自己的,有檔案管理的足夠的知識和積極有效的監管管理。這也將有助於提高向心力和凝聚力的員工,有很大的幫助企業的長遠發展。

三、結論

會計信息檔案離不開紙質檔案,更需要電算化檔案。會計檔案的管理應熟練管理紙質檔案,並對電算化會計檔案資源管理方面給予我們充分重視並能夠規范經營管理。本文主要通過調查研究現狀分析結果造成電算化會計檔案不規范教育管理的原因並提出自己解決中國方案,得到滿足以下結論:目前電算化會計檔案管理制度存在的問題有計算機技術網絡經濟環境的隱患、計算機的軟硬件設施需安全、從業人員的素質需提高、會計檔案管理法律法規體系不完善等。這就要求需要不斷加強國家安全風險防范措施、安裝正規安全的軟硬件設施、保護會計檔案安全不受損毀、加強財務部門人員的安全責任意識和從業人員的業務能力素質培訓、完善績效管理政策法規、建立崗位責任制和專人負責制、明確獎懲機制,企業之間可以同時通過采取這些措施來達到會計電算化檔案規范化管理的目的,有助於促進企業的正常運行、社會的平穩健康發展。

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